Template Paklaring Simpel Download Word, Siap Edit

Di bagian HRD, ada satu permintaan yang hampir pasti datang berulang: “Bu, minta paklaring ya.” Kalau suratnya belum punya format baku, setiap kali ada karyawan resign kamu mengetik ulang dari nol. Hasilnya sering tidak seragam. Hari ini ada nomor surat, bulan depan lupa. Satu surat mencantumkan tanggal masuk, surat berikutnya tidak.

Template paklaring yang sederhana bisa mengatasi itu. Di artikel ini tersedia file Word yang bisa langsung kamu edit, contoh isinya, unsur yang wajib ada, dan beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan supaya paklaring tidak jadi sumber masalah di kemudian hari.

Daftar Isi:

Paklaring Itu Apa dan Kenapa Perusahaan Wajib Menerbitkannya?
Download Template Paklaring Simpel (Word)
Contoh Isi Surat Paklaring
Unsur yang Wajib Ada
Cara Menyesuaikan Template di Word
Kesalahan yang Sering Terjadi di Paklaring
Tips Mengelola Paklaring di Perusahaan
Pertanyaan yang Sering Muncul
Penutup

Paklaring Itu Apa dan Kenapa Perusahaan Wajib Menerbitkannya?

Paklaring adalah surat keterangan dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, biasanya memuat jabatan dan masa kerja. Surat ini dipakai mantan karyawanmu untuk melamar kerja baru, mengurus beasiswa, atau keperluan administrasi lain.

Dari sisi aturan, Pasal 1602z KUH Perdata mengatur bahwa pengusaha wajib memberikan surat keterangan kepada pekerja atas permintaannya ketika hubungan kerja berakhir. Isinya harus sesuai fakta. Kalau perusahaan menolak atau memberi keterangan yang tidak benar, ia bisa dimintai tanggung jawab atas kerugian yang timbul.

Artinya, paklaring bukan sekadar bentuk kebaikan hati perusahaan. Ini bagian dari kewajiban administrasi HR yang sebaiknya punya format dan prosedur jelas.

Soal istilah: paklaring dan surat keterangan kerja sering dianggap sama. Kalau ingin dibedakan, surat keterangan kerja biasanya untuk karyawan yang masih aktif, sedangkan paklaring untuk yang sudah berhenti.

Download Template Paklaring Simpel (Word)

Template ini satu halaman, tanpa tabel rumit, dan bagian yang perlu diisi sudah ditandai kurung siku supaya tidak ada yang terlewat.

[Download Template Paklaring Simpel (.docx)]

Format: Word (.docx) • Ukuran: A4 • Halaman: 1 • Gratis, bisa diedit

File bisa dibuka di Microsoft Word, WPS Office, atau Google Docs.

Contoh Isi Surat Paklaring

Berikut isi template yang bisa kamu salin dan sesuaikan dengan kebijakan perusahaan:

[Logo

Perusahaan]

[Nama Perusahaan]

Slogan / Keterangan lain

[Alamat Perusahaan]

SURAT KETERANGAN KERJA

Nomor: [Nomor Surat]/HRD-SKK/[Bulan dalam Angka Romawi]/[Tahun]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : [Nama Pimpinan / HRD Manager]

Jabatan : [Status Jabatan / HRD Manager]

Perusahaan : [Nama Perusahaan]

Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:

Nama : [Nama Karyawan]

NIK : [NIK Karyawan]

Jabatan Terakhir : [Jabatan Terkhir Karyawan]

Departemen / Divisi : [Departemen / Divisi Karyawan]

Alamat : [Alamat Karyawan]

Adalah benar pernah bekerja di [Nama Perusahaan] terhitung sejak tanggal [Tanggal Masuk Karyawan] sampai dengan tanggal [Tanggal Keluar Karyawan].

Selama masa kerjanya, yang bersangkutan telah menunjukkan dedikasi, integritas, serta kinerja yang baik dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberikan perusahaan.

Demikian surat keterangan kerja ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Lokasi], [Tanggal Dikeluarkan Surat]

[Nama Perusahaan]

Tanda Tanggan dan Cap perusahaan

[Nama Pimpinan / HRD Manager]

[Status Jabatan / HRD Manager]

Beberapa perusahaan menambahkan kalimat penilaian seperti “berkelakuan baik” atau “tidak memiliki tanggungan”. Itu opsional. Pastikan hanya dicantumkan kalau memang benar dan sesuai kebijakan perusahaan.

Unsur yang Wajib Ada

Paklaring yang baik tidak perlu panjang, tapi pastikan unsur ini lengkap:

Kop surat dan identitas perusahaan. Tanpa kop, surat kurang kredibel.
Nomor dan tanggal surat. Penting untuk arsip dan verifikasi.
Data karyawan. Nama lengkap sesuai KTP, jabatan terakhir, dan departemen.
Periode kerja. Tanggal masuk dan keluar. Ini bagian yang paling sering dicek pemberi kerja baru.
Tanda tangan dan stempel dari pihak yang berwenang.
Kontak perusahaan, supaya pihak ketiga bisa melakukan verifikasi.

Cara Menyesuaikan Template di Word

Ganti semua teks dalam kurung siku dengan data dari file personalia karyawan, bukan dari ingatan.
Masukkan logo dan alamat perusahaan lewat menu Insert > Pictures, atau pasang kop di bagian Header supaya otomatis muncul di setiap surat.
Buat format nomor surat yang konsisten, misalnya 001/HRD/PKL/XI/2026.
Atur font agar rapi. Times New Roman atau Arial ukuran 11–12 sudah cukup.
Simpan sebagai file master, lalu duplikat setiap kali menerbitkan surat baru. Jangan menimpa file lama.
Setelah ditandatangani, ekspor ke PDF untuk dikirim ke karyawan.

Kesalahan yang Sering Terjadi di Paklaring

Tanggal kerja salah atau tidak konsisten dengan data BPJS dan kontrak. Ini paling sering memicu masalah saat verifikasi.
Salah ketik nama atau jabatan. Cek ulang sebelum dicetak.
Mencantumkan opini subjektif. Paklaring itu keterangan fakta, bukan ruang untuk menilai karakter karyawan.
Menahan paklaring karena urusan lain, misalnya sengketa kecil atau barang belum kembali. Karena ini bersifat kewajiban, lebih aman menyelesaikan urusan itu lewat jalur yang semestinya, bukan dengan menahan surat.
Tidak ada arsip. Saat mantan karyawan meminta salinan dua tahun kemudian, kamu harus bisa mencarinya dengan cepat.

Kalau karyawan resign mendadak atau tanpa prosedur, situasinya memang lebih rumit. Tapi ketentuan soal keterangan yang dicantumkan sebaiknya dikonsultasikan dulu ke penasihat hukum atau dinas ketenagakerjaan. Latar belakang kasus seperti ini pernah saya bahas di sini:

Tips Mengelola Paklaring di Perusahaan

Beberapa kebiasaan kecil yang membuat pekerjaan HR lebih ringan:

Buat SOP singkat. Tentukan siapa yang menyiapkan, siapa yang menandatangani, dan estimasi waktu penerbitan, misalnya 3–5 hari kerja setelah clearance selesai.
Kaitkan dengan proses offboarding. Masukkan paklaring ke daftar cek keluar karyawan bersama serah terima pekerjaan dan pengembalian aset.
Gunakan satu template baku. Semua surat jadi seragam dan mudah diaudit.
Catat di register surat. Tulis nomor, nama, tanggal terbit, dan siapa yang menandatangani.
Siapkan versi dua bahasa kalau perusahaanmu sering menangani karyawan yang pindah ke luar negeri.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apakah perusahaan wajib menerbitkan paklaring?

Berdasarkan Pasal 1602z KUH Perdata, ya, atas permintaan pekerja ketika hubungan kerja berakhir. Isi keterangan harus benar.

Apa bedanya paklaring dengan surat referensi?

Paklaring memuat fakta kerja: jabatan dan periode. Surat referensi berisi penilaian dan rekomendasi dari atasan, dan tidak ada kewajiban untuk menerbitkannya.

Siapa yang sebaiknya menandatangani?

Umumnya kepala HRD atau pimpinan perusahaan. Yang penting, penandatangan memang punya kewenangan menurut struktur internal.

Berapa lama sebaiknya paklaring diproses?

Tidak ada angka baku. Banyak perusahaan menetapkan beberapa hari kerja sampai sekitar dua minggu. Yang penting ada SOP dan dikomunikasikan ke karyawan sejak awal.

Apakah paklaring masih dipakai untuk klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan?

Paklaring kini bukan dokumen wajib, tapi masih bisa dipakai sebagai dokumen pendukung. Karena aturan bisa berubah, cek ketentuan terbaru di BPJS Ketenagakerjaan.

Boleh dikirim dalam bentuk PDF?

Boleh. PDF yang sudah bertanda tangan dan berstempel lebih praktis, dan karyawan biasanya tetap meminta versi cetak asli.

Penutup

Paklaring terlihat sepele, tapi surat satu halaman ini menyangkut reputasi perusahaan sekaligus masa depan karier mantan karyawanmu. Dengan template baku dan SOP yang jelas, pekerjaannya jadi lebih cepat dan risiko kesalahan jauh berkurang.

Kalau kamu juga mengurus dokumen rekrutmen, template berikut mungkin berguna: